有关费用申请及审批相关管理规定
一、 目的：
加强对公司费用支出的管理，明确费用支出范围，统一费用开支标准，明晰管理职责，规范审批流程，完善报销手续，严明财经纪律，提高管理效率。
二、 适用范围：
本办法适用于公司本部及分支机构。
三、 管理原则
公司费用支出及审批审核管理应遵循“成本控制、权责分明、分级审批、手续完备”的原则。
(一) 成本控制
通过建立科学的绩效考核机制，强化成本的自我控制和预算约束，推进成本费用全员管理和全过程控制，促进提高公司综合竞争能力。
(二) 权责分明
各单位根据公司业务发展需要合理安排各项费用支出，相关层级责任人承担审批责任；财务部门根据公司财务制度办理费用支出报销、划款手续，相关层级责任人承担审核责任。
(三) 分级审批
费用支出应按照业务或管理序列的责任层级体系，实行授权审批，逐级负责，任何人不得越权、越级审批，并确保不相容岗位相互分离、制约和监督。
(四) 手续完备
经办部门应备齐相关合同、协议、签报、发票、报销单、划款单等有效凭据，履行相关审批手续后，方可到财务部门办理各项报销、划款手续。
四、 费用支出分类
公司费用支出划分为业务及管理费、资本性支出、营业外支出、业务性支出、往来款项等，根据部门职能分工实行归口管理。
业务及管理费。分为变动费用、固定费用、职工薪酬等。
1.变动费用包括：业务宣传费、业务招待费、广告费、会议费、差旅费、通讯费、市内交通费、车辆运转费、车辆租赁费、电子设备运转费、咨询费、劳务费、审计费、律师费、诉讼费、办公用品、低值易耗品、劳动保护费、印刷费、外事费、董事会费、会员费、修理费、绿化费、公杂费等费用。
2.固定费用包括：房租、物业管理费、水电费、取暖降温费、财产保险费、安全防范费、线路租费、交易所设施使用费、税金、投资者保护基金等付现性固定费用，以及折旧、摊销等。
3.职工薪酬包括：
1) 员工工资薪金
2) 员工福利，包括基本医疗保险费、基本养老保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等社会保险，住房公积金，福利费，补充医疗保险费、企业年金。
3) 董事、顾问津贴。
4) 员工辞退补偿金。
5) 劳务派遣人员薪酬，包括工资、奖金、福利即五险一金、辞退补偿金等。
6) 职工教育经费。
7) 工会经费等。
五、 归集对象及归口管理部门
备注：各项费用具体开支内容参见公司《会计核算办法》。
公司本部成本费用按部门职能实行归口管理。即，上表中各归口管理部门对相关费用进行归口管理，主要负责该项成本费用的预算编制、预算控制、预算执行情况统计以及年度预算未下达时列支该费用出具会签意见等。资本性支出各归口管理部门按月将各项支出预算执行情况报送至计划财务部，计划财务部统一进行汇总。
发生由归口管理部门归口管理的费用时，在上报公司主管领导时应会签归口管理部门。各归口管理部门应制定相应的费用归口管理流程，规范归口管理的各项费用的使用和管理，并将管理流程送至计划财务部报备，作为计划财务部履行财务审核职责的依据。
六、 费用开支标准
第一节 差旅费
差旅费补贴中的交通费、住宿费补贴标准参见《有关员工差旅补贴管理规定》
用餐补www.58yuanyou.com贴
1.公司领导出差，不享受出差用餐补贴。
2.其他出差人员的用餐补贴按照按早餐20元、中晚餐各40元标准进行补贴，期间公司已承担公共用餐费用及业务招待的用餐不再进行用餐补贴。
公杂费。
出差人员的公杂费包括出差期间的市内交通费、通讯费、托运费等杂费，按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。
(一) 外出参加会议、培训的差旅费
员工经批准外出参加各种会议和培训的，统一安排食宿的，期间的住宿费、餐饮费、公杂费按照会议主办单位规定的标准开支，开具会务费发票，作为会务费报销；在途期间的城市间交通费、餐饮费、公杂费，按照差旅费规定报销。不统一安排食宿的，期间和在途期间的差旅费、原由网用餐、公杂费、，按照差旅费规定报销。
(二) 员工在公司系统内调动工作到调入单位报到所发生的城市间交通费、住宿费（限报到当天）、餐饮费、公杂费，按照差旅费规定报销，由调入单位承担。
在公司系统内临时借调异地员工在一个月以内的，往返一次的城市间交通费、伙食补助费、公杂费、住宿费按照差旅费规定报销，由调入单位承担。其中住宿费应本着节约的原则从紧安排，自行解决住宿问题的，按住宿费规定限额的50%给予补贴。
(三) 员工出差期间，经批准就近回家省亲办事的，其绕道城市间交通费，扣除出差直线单程城市间交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、餐饮费、公杂费。
(四) 各单位要建立健全出差审批管理制度，员工出差前应填报《出差申请表》，严格控制出差天数和费用标准,本部员工不得向分支机构转嫁差旅费。出差人员应尽量为公司节约成本，在不影响工作的前提下，自觉购买打折机票，降低乘坐交通工具和住宿宾馆的等级。
第二节 外事费
（一）出国人员费用应控制在批准的外事费预算范围内。出国前，要根据批准的活动计划，按规定的开支标准并本着节约的原则编制经费预算，经财务部门审核，并经总裁批准后，由财务部门预付经费，不得擅自突破。
（二）出国人员要选择经济合理的路线，所选航线有中国民航的应按规定乘民航班机，尽可能购买往返、打折机票。
（三）出国人员在国外的住宿费标准以及伙食费、公杂费包干标准，根据实际情况适当上浮，调整为：
主要国家及港澳台地区调整后相关费用标准
备注：公司领导根据工作需要，住宿费本着节约的原则安排，据实报销。
（四）出国人员在国外的零用费包干标准为：每人每次出国在15天之内的，发给150美元；超过15天的，从第16天算起，每人每天发给10美元，但最多不超过150美元。同一个项目多次往返的，按一次计算。
（五）宴请标准。按照活动计划需宴请的，应在经费预算中列明，宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费包干标准掌握。
（六）出国人员在国外付费应尽量使用信用卡付费，同时应保留银行扣款单随同有关单据一同作为报销凭证。
（七）出国人员报销机票凭机票和航空公司开具的发票一并作为报销凭证报销。机票以外的费用必须凭有效单据填报国外费用明细单，将各类报销凭证顺序编号，并用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，办理内部审批手续后，到财务部门办理报销手续。
（八）伙食费、公杂费、零用费等，以返程当日人民银行公布的外汇牌价中间价，折算成人民币支付。
第三节 员工公务通讯费
员工公务通讯费原则上应在公司规定标准内按照各地税务局规定可以税前扣除的额度，由各单位根据业务需要统一购买电话充值凭证等，统一开具发票(必须为各电信运营商正式发票)，统一报销。各地税务机关有特殊规定的，可onNtq按当地规定执行。本部具体标准为：
1) 总裁、总经理、总监，通讯费在1000元/月的限额内据实报销。
2) 经理、主管、主任，额度不超过600元/月。
3) 科员，额度不超过300元/月。
4) 其他员工，额度不超过150元/月。
七、 授权审批及财务审核
(一) 各单位办理各项费用支出应在公司授权范围内严格履行本办法规定的审批程序，超出预算范围或制度规定的费用支出，应按照公司规定的费用支出审批权限履行相关审批程序后执行，严禁越权、越级开支各项费用支出。
(二) 公司财务人员及主管计划财务部的公司领导应根据公司有关规定和相应职责对公司发生的费用支出进行财务审核，即审查核实各级授权审批程序是否完整、原始单据是否合法、合规等。
(三) 计划财务部应加强对各单位费用支出情况的分析，通过绩效管理报表定期向公司领导和各业务条线反馈绩效考核数据，并结合公司年度经营计划和财务预算执行情况，对各单位费用支出进行窗口指导，以保障公司各项经营管理目标的实现。
第一节 审批权限
在全成本核算口径基础上，公司根据不同的业务特点和管理需要，强化成本的自我控制和预算约束，其中：
（一）预算控制
公司本部各层级责任人应在公司下达的年度预算范围内审批各项费用支出。
1.年度预算正式下达前，按下列规定填写《资金申请表》办理审批：
（1）已通过合同、协议、签报等方式批准的费用支出，公司制度已有明确规定的费用支出，已批准的业务规模之内的业务性资金划拨，在批准或规定的范围内，办理划款或报销手续。
（2）年度预算正式下达前，各归口管理部门与计划财务部及时沟通预算编制情况，由各归口管理部门严格审批、控制费用支出项目，待预算正式下达后统算账。
2.年度预算正式下达后统算账，全年控制在年度预算范围内。
3.超出部门预算（包括在项目预算间进行调剂或动用机动预算、预算正式下达前的临时预算）或公司制度规定的费用支出，均需由经办部门事先以签报等形式会签计划财务部，根据归口管理部门相关规定需要会签归口管理部门的，同时还应会签归口管理部门，并由经办部门主管领导审核后，报总裁批准后执行。
（二）变动费用：对业务条线按照业务特点和业务需要，采取弹性费用预算或项目费用预算约束下的授权审批管理方法；对本部职能部门按照职能性质和管理需要，采取归口管理预算约束下的授权审批管理方法。
（三）固定费用：房租、水电费等付现性费用，根据按照公司《合同管理办法》有关规定审批后的合同、协议等支付。
（四）公司对于新建、改扩建、采购等引起资产增加的行为，以及计提减值准备、对外出租、出借、出售、报废等引起资产减少的行为，实行授权审批。其中：
1.各单位资产购建支出应纳入公司年度资本性支出预算。经批准后的公司年度资本性支出预算，分解下达到各归口管理部门，各归口管理部门应将预算责任落实到具体的单位、部门或责任人，并采取积极有效措施，合理安排各项支出，超出公司授权范围或制度规定的资产购置，应事先报经总裁批准后进行。
2.各单位购建支出达到履行招投标程序的，应按照公司《招投标管理办法》及公司招投标有关规定实行招投标。
(一) 总裁可根据工作需要授权经办部门主管领导一定范围、一定金额的审批权限，经办部门主管领导在此审批权限范围内进行审批；
(二) 经办部门主管领导可根据工作需要授权经办部门负责人业务招待费、差旅费等日常费用开支和业务资金划款的一定金额的审批权限，经办部门负责人在此审批权限范围内进行审批；
(三) 各部门主管领导不在或因故不能履行职责时，经总裁批准，可授权经办部门负责人及MD以上级别人员代行审批权限，被授权人代行审批权限签字时，应在授权人签字处写“XXX代”字样。
(四) 授权人授权后，其承担的审批责任不变。授权时应根据公司有关授权管理规定签署书面授权文件，或按照本办法规定签署《费用支出及业务资金划款审批授权书》，送计划财务部备案，作为计划财务部履行财务审核职责的依据。上述三种授权情况下的被授权人不得对所授的审批权限再进行转授权。
第二节 审批流程
(一) 员工出差、发生业务招待费、参加外部培训、申请办公设备，无论金额大小，一般应填制《出差申请表》、《费用支出申请表》、《设备采购审批表》，并按照本单位事前审批有关规定履行手续。上述表格不作为报销必备凭证，但各部门应安排专人留存备查，以满足归口管理部门及监督检查的需要。
(二) 各经办部门负责办理各项费用支出事项，对各项费用支出的合法性、合理性负责，承担审批责任。
(三) 各单位报销各项费用事项，应向财务部门提供如下各类原始凭证：
1.公司对外签订的合同、协议等。
2.公司内部文件，如通知、批复、签报、纪要等。
3.主管部门、行业协会等按照规定收取交易设施使用费、会员费、税金、投资者保护基金等的通知单或扣款凭证。
4.各层级领导按照支出审批权限在费用报销及支出凭证的审批签字等。
(四) 经办人填写报销单或划款通知书，粘贴单据，签字，并附有关原始单据如合同、协议、签报、发票、实物验收单等，按照本办法规定的权限和流程逐级履行审批程序。
(五) 已按本办法第二十四条规定履行事前审批手续的，报销时间在一个月之内、金额未超、内容一致、审批人未变的情况下，可由经办部门负责人审批后直接办理报销手续。
(六) 分支机构主要负责人（包括分公司总经理、代表处主任、证券营业部总经理）发生的费用，设副总经理（副主任）的由副总经理（副主任）审核；未设副总经理（副主任）的，主要负责人作为经办人、审批人在“经办人”、“单位负责人”处签字审批。参照公司有关规定，各单位应对主要负责人的职务消费，进行台账明细管理。分支机构主要负责人在进行职务消费时原则上应使用商务卡结算，对未使用商务卡结算的消费在财务报销前应先在台账明细表（见附表）上按要求进行登记。
第三节 财务审核
财务部门负责办理报销、划款手续，对报销凭据的合规性、完整性负责，承担财务审核责任。
（一）审核费用支出是否在授权范围内，是否符合规定标准。
（二）审核划款、报销手续是否完备，包括但不限于：
1.经办部门是否已履行审批程序。
2.是否已按规定履行招投标程序。
3.合同、协议、签报等书面批准文件是否齐全。
4.查验发票的真实性、合法性。
5.报销单或划款单各要素是否填写齐全、准确，所表述的内容是否与书面批准文件一致，是否与发票的内容、金额一致。
6.实物资产清单及实物验收手续是否完备等。
（三）经财务审核人员审核判断，如出现费用支出事项超出预算或不符合公司制度规定，或实际发生金额与事前审批金额差异较大等情况，或事前审批前提已经发生重大变化，可以视情况采取下列措施：
1.请经办部门补充相关材料后报销、划款。
2.退回经办部门，由经办部门重新履行审批手续。
3.提请更高级别审批人审批。
八、 费用报销
第一节 报销要求
(一) 报销时间
经办部门应备齐相关合同、协议、签报、发票、报销单等有效凭据，履行相关审批手续后，及时到财务部门办理费用报销手续，以保证财务记账的时效性。单据递交时间原则上不超过一个月，计算时间以款项支付日期为准。
(二) 报销对象
与公司签订劳动合同的人员方可在公司报销费用，其中销售类客户经理适用《客户经理管理办法》、《客户经理薪酬管理实施细则》等公司有关规定。公司实行全成本核算，日常费用开支按部门、项目、人员等进行成本归集。为方便财务部门进行成本核算，报销时请注意以下几点：
1. 个人开支的费用，原则上应由其本人作为经办人办理报销手续。
2. 委托他人代办报销手续的，代办人应在报销单下方写明“XXX代”字样。www.58yuanyou.com
3. 报销款入卡户名为原由网非经办人的，应在报销单下方注明实际收款人户名。
4. 出差几人同行统一付费统一报销的，应在报销单下方（或另附表格）分别注明每人的差旅费。
(三) 报销标准调整
员工调入及调出、职级及岗位变化、培训及病休假等，涉及相关报销标准的调整、变更和终止，以人力资源部门的书面通知为准。
1. 职级发生变动的，人力资源部门聘任文件下发日期在10日之前的，当月执行新标准，在10日之后的，从次月起执行新标准。
2. 调出公司系统的，自离职之日起，不得再办理报销手续。
3. 在公司系统内调动的，调动日前按调出单位的标准计算（必须在办理调动手续前办理，逾期财务部门不再受理），调动日后按调入单位的标准计算，全年不再追溯调整。
(四) 发票
A. 经办人应合理保证发票真实且各项要素齐全，包括：
1. 发票上要有税务局监制的印章（事业单位有财政局的票据专用章）和开具发票单位的财务专用章（或发票专用章）。
2. 发票上要注明日期，且应是本年度。
3. 发票上要有单位名称：公司本部报销发票抬头，一律填写“xxxx有限公司”。
4. 发票上要注明内容，且应与合同、协议、签报等内容相符。
5. 使用公司信用卡付费，需凭银行扣款单随发票一同报销。
B. 财务人员办理审核手续时，应通过有效手段查验发票的真伪，对不符合规定的发票，财务人员有权不予受理，发现假发票应视情况予以退回或没收。
(五) 单据装订
所有单据要求用胶水粘贴，不允许用订书钉装订，并按照报销单规格上下左右分别对齐，原始单据小于报销单的，按左、上延线对齐。未按规定粘贴单据或单据不全、不符合规定的，财务部门有权退回。
(六) 涉及实物的费用
各单位购置固定资产、无形资产以及列支业务宣传费、业务招待费、车辆运转费、电子设备运转费、公杂费、印刷费、低值易耗品、办公用品、劳动保护费等变动费用时，涉及实物的（包括物品、资料等），办理报销手续时必须列明清单并经实物验收人签字。其中：
（一）各单位开展业务宣传活动对外发放的印有公司标识的小额宣传物品，在“业务宣传费”科目列支。宣传资料、宣传横幅、展位费、展板展台等无法留实物的，可留照片、资料等作为证明。
（二）各单位为业务经营活动而合理支付的向客户赠送的礼品，在“业务招待费”科目中列支，能列明清单应尽量附清单，无法附清单的应写明数量、单价，经实物验收人验收，其中若无法向客户取得个人所得税完税证明的，应按照偶然所得税率由各单位补缴税款，并随个人所得税征期完成申报及缴纳工作。
（三）各单位向客户赠送宣传物品、礼品时，不得违反《反不正当竞争法》、《反商业贿赂法》等法律法规以及其他竟业禁止和财经纪律等规定。
（四）办公用品、低值易耗品原则上由行政部门本着“合理预算、统一购置、严格领用、统一报销”的原则办理。
(七) 会议费
（一）各单位承办各种会议所发生的费用，必须据实列支。会议承办部门须在会议召开前编制会议费预算，详细说明会议内容、时间、地点、与会人员构成和人数，以及会场租金、用餐和住宿等各项有关支出的明细预算及询价情况，经有权审批人批准后，方可执行。
（二）会议费报销时应附带会议费预算及批准件，会议通知，会议记录或总结，会议费支出明细（需会议承办单位盖章证明）、会议人员名录等会议证明材料。会议费中不得夹带宣传物品、礼品、旅游费、娱乐费等。
（三）外出参加会议需附会议通知，并在会议通知标准内，据实报销。
九、 附则
(一) 经办人和审批人必须坚守诚信原则，实事求是。严禁弄虚作假、“化整为零”逃避审批。
(二) 总部员工不得到分公司报销费用、收受礼品、接受宴请。确因工作需要的业务招待费，原则上由参加业务招待活动的上一级单位或参加活动的最高级别负责人开支。
(三) 计划财务部、稽核审计部定期、不定期对各单位的费用支出情况进行分析、检查，发现问题及时整改。
(四) 发生坐支收入、巧立名目、假公济私、虚假发票、擅自提高开支标准、扩大开支范围、越权越级审批、擅自改变资金用途等严重违纪违规行为，公司有权追究经办人、审核人以及审批人的责任。
(五) 本办法由公司总裁办公会负责解释。
(六) 本办法自发布之日起执行。
十、 相关文件：
