如果你想要成为一位成功的商人，你必须学会与你的员工交流，清晰及时的沟通是有效运作任何业务的关键，这就意味着你需要弄清楚备忘录怎么写。业务备忘录帮助我们，让我们的员工或客户了解一个具体的情况，或通知他们一个解决正在进行的问题。备忘录中可能需要讨论政策的变化或价格的上涨，或说服员工采取行动，如参加会议或改变工作方式等等。但是无论目标是什么，当商业备忘录将你自己的目的和读者的兴趣联系起来时，www.58yuanyou.com那它会达到最佳的效果。即使memo只不过是你的老师布置的作业而已，你也要认真对待备忘录的写作。今天英伦译制社的小编来讲解一下memo什么意思，memo怎么写，备忘录格式和结构是什么，而且分享一下备忘录写作技巧及一份memo范文供大家参考！带大家一起来深入探究一下备忘录吧！
Memo 目录
- Memo是什么意思？定义和目的
- Memo的基本结构是什么？
- 正确的Memo格式
- 有效的Memo写作技巧
- Memo范文
1. Memo是什么意思？定义和目的
备忘录，即memorandum或memo，通常是商业中用于内部交流的，传递信息的短文档。备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。它们不像普通商务信函那样正式，但它应该保持专业、简洁的风格。通常，业务备忘录的目的是双重的：确定问题和提出解决方案。其他时候，备忘录也可能提供或要求事实性信息。
业务备忘录是为那些想要快速、轻松地从备忘录中找到所需信息的繁忙读者而设计的。备忘录的目的通常是告知，但偶尔也包含劝说或号召行动的元素。所有的组织都有非正式和正式的沟通网络。一个组织内部非官方的、非正式的交流网络通常被称为小道消息，它的特征通常是谣言、闲言闲语和含沙射影。在小道消息中，一个人可能会听到有同事将要被解雇的消息，并开始四处传播。谣言从一个人传到另一个人，变来变去，不知不觉间，这个有人被解雇的消息就被传言为关闭某个部门，彻底颠覆了这个消息的本质。
那么解决非正式、非官方的猜测的一个有效方法，就是向所有员工清楚地说明某个特定问题的情况。如果预算削减是一个担忧，那么发送一份备忘录，解释即将到来的变化是明智的。如果公司希望员工采取行动，他们也可以发布备忘录。例如，2009年2月13日，松下公司的高层发布了一项声明，要求所有员工至少购买价值1600美元的松下产品。公司总裁指出，如果每个人都支持公司购买他们的产品，所有人都会从中获益。
2. Memo的基本结构是什么？
一份好的备忘录可以组织信息以方便读者理解，并以最有效的方式达到作者的目的。一个完整的备忘录包含六个部分：
（1）信头
每个备忘录信头都遵循相同的基本格式：
TO：接收者的姓名和职位名称
cc：列出其他收到副本的人
FROM：发送者的姓名和职位名称
DATE：年、月、日
SUBJECT：备忘录的主题（简短且明确）
（2）开头
备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文，建议的任务，备忘录的目的。
上下文：你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话，取决于情况的复杂程度。例如，上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”（清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......）。上下文清晰直接，只提供读者需要的信息。
任务：你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动，你可能会说“You asked me to look at...”
目的：你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录，并引出了备忘录的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者，不需要详细描述每一个问题，如果备忘录太长，加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。
（3）总结
等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。
（4）讨论的段落
在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中，你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。
（5）结尾
再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这
样写：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...
或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。
（6）附件
提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。
3. 正确的Memo格式
当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时，使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是，备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录，向同事和组织中的其他人提供进度报告等。
Memo的写作结构上面已经谈论过啦，但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分，可以是双倍行距的，也可以是单倍行距的，通常都是大写字母。此外，信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有，上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。
备忘录的文本通常使用单倍行距，段落之间有额外的空间，新段落没有缩进。但是，如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候，那么可以//www.58yuanyou.com使用双倍行距来提高可读性。
4. 有效的Memo写作技巧
如果你想要让你的备忘录更专业更有效，那么可以利用一下的写作技巧。
- 读者的接受度
在准备备忘录时，一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写，组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发，那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。
- 专业、正式的语气
备忘录通常也是公告，发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求，但公告本身是线性的，从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位，因为它经常反映组织的政策或程序，比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。
- 强调主题
主题通常在主题行中声明，应该清楚简明。例如，如果备忘录是宣布庆祝某个节日，具体的节日应该在主题行中明确原由网写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。
- 直接的格式
一些书面商务交流需要在直接和间接格式之间选择，但备忘录应该是直接的。其目的已明确宣布。
- 客观性原则
备忘录是一个只展示事实的地方，应该用一个客观的态度和语气，不能带有个人的偏见、偏好或兴趣，避免个人主观性。
- 不要列出太多的理由
在备忘录中，解释你为什么想要完成某事是必要的，但不要做过头。一位专家警告说，VCFpBEJ读者VCFpBEJ一次大概只能理解不超过六七个原因。如果你必须引用更多的原因，你可以在附件中体现。这样，基本的备忘录信息就不会在大量的细节中迷失。
- 附加相关数据和文件
可以在备忘录里添加相关数据和文件，以便读者详细阅读，了解更多的信息。比如，你想组织所有员工填写一份新的调查问卷，备忘录中要说明调查的目的，以及调查结果将会对他们产生什么影响，然后可以声明相关的表单已附加。
- 仔细校对
任何打字错误、拼写错误或其他错误都会削弱备忘录的目的（以及你的可信度）。慢慢地、仔细地校对，也可以大声朗读你的备忘录，或者在发送之前让同事也给你看一遍，确保准确无误。
5. Memo范文
如果你需要将正式的内部业务通知你的员工，这里有一个易于遵循的业务备忘录模板，以及一些示例以供进一步指导。
Memo范文
Memo范文在标题中，清楚地将内容标记为“备忘录”，这样你的读者就能清楚地知道他们收到了什么样的信函。信头部分，依次写明了备忘录的时间是2018年10月23日，接收者是全体员工，发送者是产品开发部门的主管杰克，以及主题是某产品的发布。
第一段（开头），快速清晰地陈述备忘录的目的。通过备忘录通知全体员工，因为顾客的反馈和目前的测试结果，把某产品原定于11月15日发布的时间，推迟到2019年某月某日。
Memo范文的第二段（讨论段落），详细说明推迟产品发布时间的计划。产品研发部门坚信，在推迟期间，通过附加的测试会让他们的产品更安全更完美，而且会在未来提供优惠促销。
第三段（讨论段落），说明了推迟产品发布时间带来的影响以及对策。产品的推迟发布还会影响到该产品配额的销售代表，公司也会做出一些相应的措施去减少不良的影响。
Memo范文的第四段（结尾），希望全体员工能够对此事抱一个客观且乐观的态度，一切都会往好的方向发展的。
一份有效且专业的备忘录是保证公司内部工作顺利进行的必要条件。无论是在办公室还是在外面，你的个性往往是通过你的写作方式来判断的。混乱的备忘录会让你在职业发展中损失惨重。对商业领袖来说，沟通技巧是最重要的，往往比财务、营销和技术知识更重要。通过了解memo格式和结构、及其写作目的可以比较全面地了解memo怎么写，那么阅读一些优秀的memo范文、掌握写作技巧，你就可以让你的备忘录更专业，从而达到备忘录写作的最终目的。如果同学们还没有完全弄清楚memo什么意思与备忘录怎么写，或者有任何有关备忘录格式的问题，随时联系英伦译制社！
