不开会了怎么说

作者:弘禾师兄

不开会了怎么说

这是“弘禾师兄”的第 23 期分享

当一个公司开始走下坡路的时候,从两个方面可以看出来,一是严控考勤打卡,另一个就是开会太多。

国际知名管理咨询公司Bain & Company,曾针对美国17家大型公司发起过一项关于会议的调研。

调研结果显示,这17家公司的雇员中,15%的时间都用在了开会上,高层管理平均每周有2天时间用于开会上。

其中20%的人平均每半小时,至少会发送3封邮件。

如此频繁的会议,不仅占www.58yuanyou.com用大家的工作时间,也会严重影响大家的工作效率。

工作中,很多人被这样的会议捆绑,甚至感到力不从心,其实你真正讨厌的并不是开会本身,而是讨厌没有效果的会议。

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无效会议的几大特点

1、开会没目标

有的公司老板一声令PtnDb下,领导便召集部门员工去会议,在踏进会议室的那一刻,大家都很懵,根本不知道这会议要干啥。

会议过程中,你一言我一语,会议都快结束了,有些人还不清楚本次会议到底要解决的核心问题是什么。

这样的会议毫无目标,不仅浪费大家的时间,还会让大家产生厌烦的情绪。

2、开会没主持

有些公司的会议,没有设立主持人,对会议的环节,人员的发言都没有限制和制约,当大家跑题时,也没有负责人及时将大家拉回到主题,无形中浪费了很多时间,也让会议效果大打折扣。

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3、发言没主次

会议组织者把部门的所有人召集到了一起开会,之前并未通知大家开会要讨论什么,谁来发言,结果大家都因为没有提前做准备。

在老板要求每个人发言时,要么大家逃避发言选择沉默,要么就是发言就杂乱无章,毫无逻辑。

这无疑是场无效会议,长此以往,还会对大家的积极性产生很大影响。

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4、问题说太多

开会的目的是解决问题,但是一场会议讨论的问题太多,难免分不清主次。

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5、问题没解决

开会时还有一种常见的现象,就是将会议变成工作汇报,每个部门都是把自己的成果展示出来,并不会提及什么问题,企业存在的问题,跨部门沟通的问题,业务存在的问题等。

结果就会导致上次会议的问题还没有原由网解决,加上这次会议的问题越积越多,陷入一个恶性循环中。

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6、结果没跟进

会议开的热火朝天,问题讨论的深入原由网浅出,甚至罗列出一大页纸的问题。

可是会后如何跟进与解决,没有明确的解决方案,没有明确的负责人,没有明确的完成时间节点。

这样的会议只是问题的生产会,并不是问题的解决会。

无效会议是企业管理中一种常见的现象,如果不能在会议中很好的解决问题,那么你的会议多半是无效的会议,不仅浪费时间,还影响大家的工作效率。

因此,如何解决这一现象成为众多企业的管理者需要重点考虑的问题。

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高效会议的方法

1、 会前准备的5W2H原则

(1)谁(Who):明确本次会议由什么人参加,所有与这次会议相关的人员都有谁;

(2)讨论什么(What):明确会议讨论的内容及主题,不必每件事都进行讨论,选择最有价值的部分进行即可;

(3)何时(When):开会的时间尽量在活动进行之后,立即进行反思与讨论;

(4)何地(Where):选择离行动越近的时间和地点,有助于开放学习的地方;

(5)多久(How long):时间尽量不要过长,1小时内最好,15分钟左右最佳,但应使内容得到充分的讨论。

(6)提前多久通知(How long notice):开会前要提前通知参会人员,提前多久要看会议的类别而定。

设定会议的形式可以是正式的,也可以是非正式的,但尽量减少学习与行动之间的循环时间。

会议也不一定非是问题导向,也可以是为了学习而进行的。

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2、 会中讨论:讨论如何进行

(1)明确行动目标是什么?

当初行动时候的目标是什么?当初想达成的结果原由网是什么?结果是否如实达成?是怎样达成的?

(2)明确过程中发生了什么?

实施过程中发生了什么事?为什么会发生?怎么发生的?

但是想要真实客观的重现过去所发生的事,并不是很容易,人们的推论过程和不同的角度观点都会造成偏颇,有两个方法可以有效预防这种情况:

① 按照时间先后顺序对事件进行重新梳理;
② 优先分析会议参与人员认为关键的事件;

(3)经验总结,从过程中学到了什么?

在事件发生的过程中,我们有哪些收获?如果再进行此类事件,我们怎么做能做的更好?

(4)将会议所得经验进行转化

将好的经验进行固化,形成之后做同样事物标准,将需改进的问题进行优化,提出新的解决方法。

(5)下一步的行动

规划下一步的行动,考虑接下来该做些什么?哪些是可以直接行动的?分别由哪些人进行跟进?什么时间跟进完成?要有明确的规划、负责人和完成的时间节点。

(6)经验传递

将会议梳理出来的知识和经验,分享给需要的其他组织或人,将积累的经验进行传递。

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3、 会中如何记录

(1)会议主持

会议要找到一个主持人,提前安排好会议议程,并在会议过程中把控时间和发言人;

(2)把控时间与顺序

提前罗列好开会发言人的顺序与时间;

(3)领导点评

如需,每个人发言过后,可由领导逐一进行点评;

(4)会议记录

会议进行过程中,安排专人负责记录会议纪要,并于会后进行输出。

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4、 会议纪要模板

分享给你一个会议纪要模板,希望对你有帮助。

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5、 会后跟进

会后将下一步的工作安排进行实施与跟进,待下次会议时,及时将上次会议的后续问题进行复盘与总结。

最后的话

频繁的会议,不仅占用大家的工作时间,也会严重影响工作效率,让会议变得高效,需要掌握以下几个技能:

1、会前的5W2H原则

谁(Who),

讨论什么(What),

何时(When),

何地(Where),

开多久(How long),

提前多久通知(How long notice)

2、会中讨论:讨论如何进行明确行动目标是什么?明确过程中发生了什么?

经验总结,从过程中学到了什么?

将会议所得经验进行转化;确定下一步的行动;经验分享传递。

3、会中如何记录设立会议主持;把控时间与顺序;领导点评;会议记录。

4、会后持续跟进进度

—END—

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本文作者:弘禾师兄,稷下百家教育创始人兼CEO,一个努力奋斗的创业者。

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